写作 A 节：通知与备忘录

本节导读

大纲列出的写作 A 节应用文，除了书信，还有备忘录、报告等。在职场里，通知（notice）和备忘录（memo）是最常用的两种：一个面向一群人发布消息，一个在机构内部传达事项。它们和书信的区别主要在格式上：通知有标题和落款，备忘录有固定的表头，一般都不需要书信那样的寒暄。

学完这一节，你应该能写出格式正确、信息齐全、语言简洁的通知和备忘录，并能根据题目的情景判断该用哪一种格式。

通知怎么写

通知的格式分三部分：标题、正文、落款。

部分	写法
标题	正中写 NOTICE，也可以加主题，如 NOTICE: Office Move
正文	写清这件事的五个要素：什么事、什么时间、什么地点、谁参加、要做什么
落款	右下方写发布部门，如 Administration Office，必要时写日期

正文的五个要素一个都不能少，尤其是时间、地点和「要做什么」（怎么报名、带什么、截止到什么时候）。有些题目要求以邮件或信件的形式通知全体员工，这时用 Dear colleagues, 开头，信尾署名，内容照样要包括五个要素。

通知的常用句：

• All staff are requested to…（请全体员工……）
• Please note that…（请注意……）
• Those who wish to attend should sign up with… before…（愿意参加的人请在……之前到……报名）
• For further information, please contact…（详情请联系……）

一则通知范文

NOTICE: Office Move

The Marketing Department will move from the third floor to Room 508 on the fifth floor this weekend. All staff in the department are requested to pack their personal belongings in the boxes provided and label them clearly before 5 p.m. on Friday. Computers will be moved by the IT team, so please do not unplug them yourselves. The new office will be ready for use on Monday morning. If you have any questions, please contact the office manager, Ms. Chen.

Administration Office

点评：约 85 词，标题点明主题；什么事（搬办公室）、什么时间（本周末，周五五点前打包，周一启用）、什么地点（从三楼搬到五楼 508 室）、谁（市场部全体员工）、要做什么（打包、贴标签、电脑别自己拔）全部写清；用了 are requested to 和 please 这类正式而礼貌的说法。

备忘录怎么写

备忘录用于机构内部，格式比书信简单：开头是四栏表头，正文直奔主题，一般不写称呼和结束语。

表头	写法
To:	收件人，如 All Sales Staff
From:	发件人，如 Li Ming, Sales Manager
Date:	日期
Subject:	主题，用几个词概括，如 New Expense Report Procedure

正文一般三步：第一句说明目的（I am writing to inform you that… / This memo is to remind you that…）；接着写细节（变化是什么、从什么时候起、原因）；最后写行动要求（Please…）和联系人。

一份备忘录范文

To: All Sales Staff

From: Li Ming, Sales Manager

Subject: New Expense Report Procedure